議事録づくりのどこに時間がかかっているのか
会議そのものより、後から議事録をまとめる作業に時間を取られていませんか。手書きのメモを見返しながら文章に起こし、誰が何を言ったか思い出し、決まったことと宿題を整理する——この一連の作業は、会議が終わってからが本番です。
とくに人数の少ない会社では、司会をしながらメモも取るのは大変です。メモに集中すると議論に入れず、議論に集中するとメモが薄くなります。ここをAIに任せると、会議中は話し合いに集中でき、まとめは自動で進みます。
そもそも会議が長い・多いと感じているなら、議事録を速くするより、会議自体を減らすほうが効くこともあります。
AIで議事録を作る3つのステップ
やることは大きく3つだけです。「録音する」「文字にする」「要点をまとめる」。順番に見ていきます。
ステップ1：会議を録音する
多くのWeb会議ツール（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams など）には録音機能が付いています。対面の会議なら、スマートフォンの標準の録音アプリでも十分です。まずは1回、いつもの会議を録音してみてください。
録音するときは、会議の冒頭で「記録のために録音します」と一言伝えておきましょう。あとで触れる社内ルールにもつながる、大事なマナーです。
ステップ2：AIで文字起こしする
録音した音声を、文字に起こします。以前は手作業だったこの工程が、いまはAIで自動化できます。無料で使える文字起こしサービスや、Web会議ツールに組み込まれた文字起こし機能もあります。
精度は完璧ではありません。専門用語や固有名詞は間違えることがあります。それでも、ゼロから全部打ち込むのに比べれば、8割がたできた下書きを直すほうがはるかに速いはずです。
ステップ3：要点をAIに整理してもらう
文字起こししたテキストは、話し言葉のままで長く、そのままでは読みにくい状態です。ここでChatGPTのような文章AIに、要点の整理をお願いします。
たとえば、こんな指示（プロンプト）を使います。
次の会議の文字起こしを、「決まったこと」「宿題（担当と期限）」「その他のメモ」の3つに分けて、箇条書きで短くまとめてください。
これで、読み返しやすい議事録の下書きができます。
無料で始められるツールの選び方
「専用ツールを買わないといけないのでは」と思うかもしれません。最初は無料の範囲で十分試せます。選ぶときの目安は次の3つです。
- いま使っているツールに機能がないか：Web会議ツールの録音・文字起こしで足りることが多い
- 無料の範囲で試せるか：いきなり有料契約をせず、まず1回試す
- 操作がかんたんか：担当者以外も使えるくらい手順が少ないもの
大事なのは、いきなり全社に広げないことです。まずは定例会議を1つだけ選んで試し、うまくいったら広げましょう。
使う前に決めておきたい社内ルール
便利な一方で、会議の音声や文字起こしには、社外に出せない情報が含まれることがあります。使い始める前に、最低限このあたりを決めておくと安心です。
- 録音することを参加者に伝える
- 顧客名や金額など、機微な情報を含む会議を対象にするかどうかを決める
- 無料のツールに会社の情報を入れてよいか、事前に確認する
難しく考えず、「誰が・どの会議で・どのツールを使うか」を一枚のメモに書いておくだけでも十分です。
まとめ
議事録づくりは、「録音する → AIで文字起こし → AIで要点整理」の3ステップで、ぐっと楽になります。ポイントは、いきなり完璧を目指さず、まず1つの会議で試すことです。
会議中はメモではなく議論に集中できるようになり、まとめの時間も短くなります。まずは次の定例会議を、ひとつ録音してみるところから始めてみてください。
