日報・勤怠をフォームで集めて自動集計

現場や店舗からその日の報告と勤務時間が届く。紙のメモ、口頭、LINE、人によってはExcel。担当者は夜にそれを1つずつ手で打ち直し、月末には集計に追われる。沖縄の中小企業ではよくある光景です。

この記事では、その報告をGoogleフォームとスプレッドシートで集めて、自動で集計する方法を解説します。使うのは無料のツールだけ。プログラムのコードは書きません。フォームの作成から自動集計、続けるコツまで、順番に見ていきます。

フォームで日報・勤怠を集めると何が変わるのか

まず、いまの報告方法の何が大変なのかを整理します。

紙・口頭・個別のExcelで報告が集まると、次の問題が起きます。

• 担当者が受け取った内容を、あとから手で打ち直す（転記）
• 人によって書き方や項目がバラバラで、そろえるのに手間がかかる
• 誰が出していないのか、ひと目でわからない

いちばんの問題は「転記」です。受け取った報告をもう一度パソコンに入力する作業は、時間がかかるうえ、打ち間違いも起きます。

フォームなら入力した時点でデータになる

フォームを使うと、報告する人が自分でスマホから入力します。その内容は、そのままデータとして1か所に貯まります。

つまり、入力した時点でデータ化されるので、担当者の打ち直しがなくなるわけです。これが自動集計の出発点です。

紙をなくして「打ち直しを減らす」考え方は、日報以外の業務でも同じです。くわしくは二重入力をやめる仕組み｜打ち直しを減らす方法もあわせてご覧ください。

準備：フォームと集計先スプレッドシートの関係を知る

Googleフォームで作った質問に誰かが答えると、その回答はGoogleスプレッドシートに1行ずつ自動でたまっていきます。

イメージはこうです。

この「表に自動でたまる」性質を使えば、あとは表を見るだけ、あるいは関数でまとめるだけになります。

用意するもの

• Googleアカウント（無料）
• スマホかパソコン

必要なのはこれだけです。有料ソフトの購入もインストールもいりません。だから無料で今日から始められます。

このあと「QUERY（クエリ）」という言葉が出てきますが、いまは覚えなくて大丈夫です。手順のところでかみくだいて説明します。

【手順】日報フォームを作る

Googleドライブで「新規」→「Googleフォーム」を選ぶと、白紙のフォームが開きます。ここに質問を足していきます。

まず項目を欲張らない

続けてもらうコツは、項目を少なくすることです。最初は次の4つで十分です。

1. 日付（質問タイプ「日付」）
2. 氏名（プルダウンで選ぶ）
3. 現場名・店舗名（プルダウンで選ぶ）
4. 今日やったこと・困りごと（自由記述）

選べるものは「選択式」にする

氏名や現場名を毎回手で打つのは面倒で、しかも表記がバラつきます。「山田」「山田太郎」「ヤマダ」が混ざると、あとで集計できません。

そこで、氏名や現場名は**プルダウン（一覧から選ぶ形）**にします。質問タイプで「プルダウン」を選び、名前や現場を登録しておくだけです。選ぶだけなので入力が速く、表記もそろいます。

「日付」「氏名」「現場名」は必須にしておくと、空欄のまま送信されるのを防げます。質問の下にある必須のスイッチをオンにします。

つまずきどころ：自由記述だけにしない

「今日やったこと」を自由記述にするのは問題ありません。ただし、集計したい項目まで自由記述にすると、あとで数えたり合計したりできません。

数えたい・合計したいものは選択式、読むだけの内容は自由記述、と使い分けるのがコツです。

【手順】勤怠（勤務時間）もフォームで集める

日報と同じ考え方で、勤務時間も集められます。フォームに時刻の質問を足すだけです。

やり方は2つあります。

• A：1回で入力…同じフォームに「出勤時刻」「退勤時刻」を「時刻」タイプで追加する
• B：出勤・退勤を分けて送信…出勤時に1回、退勤時にもう1回送ってもらう

出勤してすぐ入力してほしいなら「B」、1日の終わりにまとめて入力なら「A」が向きます。人数が少なく、その日のうちに入力できる職場なら、まずはAが簡単です。

つまずきどころ：時間の計算を無理に自動化しない

退勤から出勤を引けば勤務時間が出ますが、日をまたぐ夜勤や、休憩時間の扱いを自動化しようとすると、とたんに難しくなります。

最初から完璧を目指さないでください。まずは時刻の記録を1か所に集めることを優先します。合計や差し引きは、集まったデータを見ながら少しずつ足していけば十分です。

自動化はどの作業から手をつけるかが大切です。進め方に迷うときは業務自動化の始め方｜どの作業から手をつけるかも参考になります。

【手順】回答を自動集計する（コード不要）

回答がたまるスプレッドシートには、フォームの回答が自動で入ってきます。ここで大事なルールがあります。

回答がたまるシートは、直接いじらない。 集計は別のシートで行います。元のデータを壊さないためです。

シートの下にある「＋」で新しいシート（例：集計）を追加し、そこに関数を書きます。

人別・日別に一覧を作る（QUERY）

QUERYは「表から欲しい行だけ抜き出す」関数です。たとえば回答シートの名前が「フォームの回答 1」なら、集計シートのセルにこう書きます。

=QUERY('フォームの回答 1'!A:E, "select A,B,C where B='山田太郎'")

これで山田さんの分だけが並びます。むずかしければ、まずは全部を写す形から始めても構いません。

勤務時間を合計する（SUMIFS）

「この人の、この期間の合計時間」を出すのがSUMIFSです。条件に合う数だけ足してくれます。

Excelでも同じ関数が使えます。合計のやり方はExcel関数で毎月の集計を自動でまとめるでくわしく解説しています。

提出できているか数える（COUNTIF）

COUNTIFは「条件に合うものが何件あるか」を数える関数です。今日の日付で提出した人数を数えれば、誰が出していないかがひと目でわかります。

つまずきどころ3つ

集めたデータを見える化して確認をラクにする

集計シートができたら、そのまま関係者に共有できます。スプレッドシートの「共有」ボタンから、見せたい人にリンクを送るだけです。

もう少し見やすくしたいときは、次の方法があります。

• ピボットテーブル…メニューの「挿入」から選ぶと、人別・現場別の合計を自動でまとめてくれます
• グラフ…提出件数や時間を棒グラフにすると、状況がひと目でわかります

ここで運用のコツがあります。「入力用のフォーム」と「見る用のシート」を分けることです。閲覧する人には集計シートだけを共有し、回答の元データは触らせない。こうすると、うっかり消してしまう事故を防げます。

続けてもらうコツ（沖縄の中小企業でつまずきやすい点）

仕組みを作っても、入力が続かなければ意味がありません。「ちゃんと出して」とお願いするだけでは続きません。大事なのは、精神論ではなく入力の手間を減らすことです。

スマホから1分で終わる状態にする

フォームのリンクをスマホのホーム画面に置いてもらう、あるいはQRコードにして現場や休憩室に貼っておきます。現場から歩きながらでも入力できる状態にします。

締め時間を決める

「その日の18時まで」など、いつまでに出すかを決めます。時間があいまいだと、だんだん出さなくなります。

いまの連絡手段と併用してよい

「LINEでの報告をすぐやめないと」と気負う必要はありません。最初はLINEとフォームが両方あっても構いません。フォームのほうが後で見返しやすいと現場が気づけば、自然にそちらに寄っていきます。

反対に「うちはIT担当がいないから無理」と感じるかもしれません。ですが、この方法で使うのはフォームとスプレッドシートだけで、必要なのは選択肢を登録する作業と、いくつかの関数を書き写す作業です。専任のエンジニアがいなくても始められます。

まとめ

流れをもう一度整理します。

1. フォームで報告を集める
2. 回答がスプレッドシートに自動でたまる
3. 別シートで関数を使って自動集計する

最初から全部やろうとせず、項目を絞った日報フォーム1つから始めてください。慣れてきたら勤怠の時刻や、SUMIFSでの時間合計を足していけば大丈夫です。

紙とペンで転記していた作業を、入力＝集計に変える。無料のツールだけで、非エンジニアでも今日から始められます。まずは白紙のフォームを1枚、開いてみてください。